En muchas ocasiones, cuando un ciudadano debe realizar trámites en instituciones gubernamentales, académicas u organismos internacionales, debe certificar que porta una cédula de identidad o, brindar información relacionada con el padrón electoral. Para esos efectos, el Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) expide las certificaciones de registro cedular, que se entregan en un plazo máximo de tres días hábiles.
En el 2022, este organismo electoral entregó 17.739 documentos de esta naturaleza, que se usaron principalmente para validar la última cédula expedida del interesado (con datos de conocido como, fecha de nacimiento, nombre completo de los progenitores y domicilio electoral) y reportar las modificaciones más recientes que se hayan realizado en dicho documento de identidad (por ejemplo, la fecha de vencimiento o la anotación del cambio de nombre registral, por género auto percibido).
En el siguiente cuadro se detallan los usos más frecuentes de la certificación de registro cedular:
| Solicitante | Objetivo |
| Persona física | Legitimar la autenticidad de sus datos personales. Se necesita al retirar de la morgue judicial el cuerpo de una persona que no portaba su cédula de identidad al momento de fallecer; para determinar el periodo que un ciudadano ha residido en un cantón en particular y como parte de los requisitos del trámite de pensión por invalidez, vejez y muerte. |
| Institución pública | Sirve de referencia en la notificación de causas penales y administrativas, y permite corroborar la información aportada en una denuncia. |
| Organismos internacionales | Requerida para asuntos o investigaciones policiales. |
| Entidades extranjeras (certificaciones apostilladas) | Son destinadas únicamente para efectuar diligencias en el extranjero: en becas de estudio, matrimonio y adopciones. |
Este servicio es gratuito, sin embargo, los solicitantes deben tener en consideración que el costo de los timbres, difiere según sean los motivos de su elaboración: para trámites legales, deben cancelarse ₡25 colones (₡20 fiscales y ₡5 de archivo) y en gestiones de pensión, se necesita un timbre de ₡5 colones del Archivo Nacional. Dichas especies fiscales se pueden comprar en el Banco de Costa Rica (BCR).
¿Cómo obtener este documento?
La certificación de registro cedular se puede tramitar a través del correo electrónico cuentacedular@tse.go.cr, y el ciudadano costarricense debe adjuntar la fotografía, por ambos lados, de su documento de identidad. También, es posible solicitarla presencialmente en la sede central del TSE, o en alguna de sus 32 oficinas regionales (https://www.tse.go.cr/contactenos.htm), de lunes a viernes, entre las 7:00 a.m. y las 3:00 p.m. Además, para evacuar dudas o consultas, se encuentra disponible el número telefónico 2287-5555, extensiones 3032 y 3036, con atención de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 3:00 p.m.
De igual forma, si la persona reside en el extranjero, puede gestionar la solicitud en la dirección de correo antes mencionada. Asimismo, en caso de que el usuario (tanto dentro como fuera del territorio nacional), no puede realizar el trámite personalmente, tiene la posibilidad de autorizar a alguien de su confianza, presentando una carta con su firma física o digital.
Una vez efectuada la gestión, se entregará el documento en un periodo comprendido de uno a tres días hábiles. Cuando el ciudadano requiera el historial de cédulas expedidas, la certificación se entregará aproximadamente en dos semanas.
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